كيف تكتب خطة عمل؟ (( خطة عمل تشغيلية ))
التخطيط الجيد هو المسافة الفاصلة بين فكرة شركتك وتنفيذها
كيف تعتمد خطة العمل كأساس ثابت لأي شركة تريد أن تبدأ بها، حتى وإن كانت شركتك أو مشروعك قائم بالفعل وتريد أن تنمو وتستمر وتطور.
إليك نموذج خطة عمل جاهزة، يختصر عليك الوقت والجهد وترتيب أفكارك وإخراجها على الورق بأفضل هيكلة مناسبة.
تذكر أن الوضوح والتنظيم المنطقي لمعلومات عملك ومشروعك لا يقل أهمية عن كفاءة نجاح العمل.
ما هي خطة العمل؟
خطة العمل هي الوثيقة التي تجيب على الأسئلة التالية :
كيف ستحقق هذه الشركة أهدافها وطموحاتها؟
وهل ستحققها بالفعل وعلى أرض الواقع؟
ولماذا تسعى لتحقيق هذه الأهداف بالذات؟
وما الذي يميز سعيها عن غيرها من المنافسين الجدد أو القداما؟
وما التوقعات المستقبلية بشأن هذا المشروع من النواحي المالية والتشغيلية وتسويقية؟
عليك أن تعطي خطتك المدة المتوقع تنفيذ هذه الخطة فيها. مع الأخذ في الاعتبار أن الخطة تبدأ بالنقطة التي تقف فيها أولًا، وكلما كان الاساس متيناً كلما كان البناء أمتن،
وكذلك بدون افتراض بمعرفة مسبقة عن أنشطتك وعملك التجاري أو شركتك، فلا تجد خطة عمل تقول لك إلى أين أنت ذاهب قبل أن تخبرك ما الذي أنت عليه الآن؟
متى تحتاج إلى نموذج خطة عمل ؟
1) إن كنت لم تبدأ مشروعك التجاري بعد، وتريد أن تختبر فكرتك.
2) مع إغلاق السنة المالية، وبداية دورة رأس مال جديدة، لتقييم الخطة السابقة، وضبط بوصلة السير على الأهداف بوجهة السليمة للسنة الجديدة.
3) في حالات الطوارىء التي تتطلب تدخلًا عاجلًا وتحليلًا شاملًا، سواء كان الحدث الذي يستدعي الوقوف عنده وتحليله أزمة اقتصادية عالمية تمس السوق ككل،
أو أمر يخص شركتك وفقط، لأنك ستحتاج تغيير الطريقة التي تحقق بها أهدافك دون الالتزام بالسير على نفس الخطى الأولى، بل وتغير الأهداف ذاتها إن لزم الأمر.
4) إذا كنت بحاجة إلى تمويل ، أو لمراحل النمو، أو رغبت في استقطاب المستثمرين، حيث تعد خطة العمل برهانًا كافيًا على نجاحك، موثقًا بالدلائل والأرقام والتفاصيل.
أنواع نماذج خطط العمل؟ وما يناسبك منها؟
كيف تكتب خطة عمل؟
1) الخطة المصغرة (القصيرة): صغر حجمها فهي غير مخل للخطة الكبيرة، لا تتجاوز العشر صفحات أحيانا، وتكتفي بالعناصر الرئيسية، دون التفصيل في أمور فرعية وتفاصيل دقيقة ، وهي مناسبة في حالة رغبة الرؤساء أو الجهات الخارجية في مراجعة خطة عمل شركتك في وقت قصير لاتخاذ قرارات سريعة.
2) خطة العمل الكبيرة (خطة المشروع): ويكون متوسط حجمها للأعمال التجارية الصغيرة ما بين 50 ل 100 صفحة، وتصل لمئات الصفحات في المشاريع الضخمة.
3) العرض التقديمي: نسخة موجهة للجهات الخارجية بالأخص المستثمرين، وتكون في شكل عرض تقديمي مثل باوربوينت، ويراعى فيها حسن التنسيق والعرض، واختيار التفاصيل الهامة بعناية بدون إسهاب غير مفيد.
4) الإلكترونية: نسخة إلكترونية للخطة، قد تكون مفردة في ملف اعتيادي، أو من خلال بعض الأنظمة الضخمة التي تستخدمها المنظمات لإدارة المكان بصورة سحابية.
خطوات كتابة خطة العمل تنفيذية
تتكون خطة العمل من أجزاء، يمكنك استبدالها وفقا لنوع العمل والمشروع، ويمكنك التعديل في مكون وفقا لما تراه مناسبا لطبيعة الشرطة أو المشروع.
(الملخص التنفيذي):
يلعبهذا الجزء دور التعريف والابتداء، أن تسرد مجملًا ما تنوي أن تذكره في الخطة، وهي الجزء الذي سيشوق القارئ ويوثق علاقتك معه ليعرف من أنت؟
وما أنشطتك الرئيسية؟
وما هي منتجاتك وخدماتك؟
ومن هم عملائك؟
ومن منافسينك؟
وما متطلباتك المالية؟
وإلى أين تريد أن تصل في استارتيجيتك؟
ويجب أن تشرح بشكل واضح بسيط كيف تحل شركتك مشكلة في السوق من خلال منتجاتك وخدماتك،
و التدفق النقدي والأرباح من خلال ممارسة أنشطة الشركة الرئيسية ، ومن الهام معرفته أن بعض المستثمرين وحاضنات الأعمال حين تقييمهم مشروعك وفرص الاستثمار فيه،
بنما هم يطلبون أن تكتب خطة عمل، لكنهم قد يطلبون فقط الملخص التنفيذي، وهو ما يبين لك أهمية إتقان الجزء التقديمي، وعدم اعتباره افتتاحية تحتوي جملتين لا أكثر.
بروفايل الشركة :
أي الشركات السيرة الذاتية كوثيقة أساسية منفصلة، بروفايل شركتك عبارة عن نبذة عن تاريخ الشركة ومتى وأين بدأت؟
وما إنجازاتها وما هي علاقاتها؛ وذلك تعبر عنه بأمثلة كعدد مبيعاتك، وعدد العملاء لديك وكذلك عدد موظفينك وفروعك وحجم إنتاجك ونشاطك التجاري.
ولا بأٍ من ذكر رؤية ورسالة وقيم المشروع ، وتعريف بالمسئولين وسيرة ذاتية لهم، نوع الشركة موضحًا جوانب مشروعيتها القانونية.
المشكلة التي تستهدف حلها الشركة أو المشروع:
يجب أن تحدد المشكلة أو نقطة الألم لدى المستهلك أو المجتمع ، وتكتبها على طريقة SMART، وSWOT وPESTEL بشكل مفصل.
بخطوات زمنية مجدولة، مع توضيح الفجوة السوقية، ومشاكل السوق، ومشاكل المنافسين.
كيف تعتبر منتجاتك أو خدماتك حلًا لمشكلة في السوق:
وضح كيف تحل منتجاتك وخدماتك المشكلة التي تواجه المستهلك من الافراد والمؤسسات، وأسرد طبيعة منتجاتك أو خدماتك، وخصائصها، تكاليفها، وطريقة إنتاجها،
وميزتها التنافسية عن غيرها من الخدمات والحلول المطروحة بالسوق. بسط قدر المستطاع.
تذكر، لا توجد طريقة واحدة لعرض تفاصيل منتجاتك وخدماتك، فالأمر يرجع لطبيعة النشاط، ونوع السوع.
الهيكل الإداري:
المدير والموظف الكفؤ عماد نجاح أي شركة أو مشروع، وتبذل الكثير من الشركات جهد ضخم لاجتذاب المواهب والاستثمار فيهم والمحافظة عليها.
كيف ستوزيع الادارات والأقسام، وطريقة الإدارة، حاول أن تشرح طريقة الإدارة، وقدر المرونة الذي تتمتع به، وأعطي نبذة عن موظفيك وكفاءتهم.
“المستثمر الناجح يعرف كيف يضعون أموالهم تحت تصرف الأشخاص الثقة”
د. سهيل عواد
ن يستثمر رجل أعمال في شركة لا يثق في قدرة مديرها أو العاملين فيها على النهوض بها وتحقيق الإنجازات،
مهما كانت فكرة المنتج عظيمة. فلا تستبعد أن يكون اسلوب الإدارة هو النقطة المدللة على استمرار نجاحك وجذب المستثمرين لمشروعك!
عمليات التشغيل:
مع أن العمليات التشغيلية معنية بالجزء التنفيذي أكثر من الجانب التخطيطي، ومع ذلك يعد التخطيط لعمليات التشغيل أمر بالغ الأهمية والخطورة،
قسم جميع العمليات الخاصة بالمشروع ، ليتكون في النهاية أقسام وعلميات تشغيل خاصة مثل:
الموردين والمشتريات.
بالمبيعات والتسويق.
بالمخزون.
بإدارة الموارد البشرية.
بالجوانب القانونية.
ثَم حدد خطوات عمليات التشغيل لكل قسم على شكل عمليات يومية،
وكذلك عمليات طويلة المدى تتعلق بالأهداف الكبرى.
استراتيجية التسويق والبيع:
خطة التسويق الخاصة بك بشكل مختصر تعد ضرورة في نموذج خطة العمل الجاهزة.
لذا قم بإعداد خطتك تسويقية بشكل مستقل ثم ضمنها في الخطة.
يمكنك أن تتعلم كيف تعد خطة تسويق من هذا الرابط
المكون المالي والمحاسبي للخطة:
تنقسم الجوانب المالية والمحاسبية إلى جانبين:
جانب يرصد الواقع اليومي ومعدل الأرباح اليومية الخاص بالمشروع.
وجانب آخر مرتبط بتوقعاتك المالية وما تطمح إليه من عوائد وأرباح شهريا وسنويا.
تحليل SWOT:
بعد طرح المعلومات، تأتي أهمية التحليل في نموذج خطة العمل الجاهزة، وينقسم التحليل إلى:
– تحليل داخلي:
نقاط القوة
ونقاط الضعف.
– تحليل خارجي:
الفرص
والتهديدات.
ويرجح عند إعداد تحليل SWOT أن تجتمع عدة أقسام من الشركة، وأن يتم التحليل بشكل جماعي، وكلما كانت التحليلات دقيقة قادرة على الرصد والتنبؤ، كلما أحسنت التخطيط وجنيت ثماره.
يمكنك تعلم تحليل سوات من خلال هذا مشاهدة هذا الفيديو ..
الاستراتيجيات الإدارية المقترحة للمشروع:
هنا ننصحك باختيار الاستراتيجية المناسبة لشركتك، والتي قد تكون:
1) استراتيجية توسع: بالتعاون مع شركات أخرى في مجال مكمل لك، أو اتحاد مع شركة منافسة.
2) استراتيجية دخول أسواق جديدة: أن تتوسع في سوق لم يكن لك فيه حصة سوقية من قبل، أو تنتج منتجًا جديدًا له سوق مختلف.
3) الدخول لسوق لا علاقة له بقطاعي وتخصص شركتي: وذلك من خلال تغيير آلية الإنتاج وبعض أهداف الشركة.
4) بيع الشركة: استراتيجية الإحجام، في حالات الخسارة، إما بالبيع أو تقليص أنشطة الشركة.
يمكن ان يساعدك تحليل انسوف في هذا الامر .. شاهد هذا الفيديو
في الختام:
في نهاية نموذج خطة العمل، أرفق نبذة عن إنجازاتك، وأرقام المبيعات التي حققتها، والعملاء الحالييسين ان وجد، وكم وجودة منتجاتك، والفعاليات المؤتمرات الهامة التي نظمتها أو اشتركت فيها، وسيكون جميلًا لو كانت التفاصيل معها صور وفيديوهات.
يمكنك تحميل نموذج خطة عمل جاهزة من فواتير، من الرابط التالي:
